Energie Schwaben

KI
Automatisierung

Einführung

Energie Schwaben ist ein regionaler Energieversorger für Strom, Gas, Photovoltaik- und Wärmelösungen mit Fokus auf erneuerbaren Energien. Um die Verarbeitung von Kundenanfragen effizienter zu gestalten, haben wir eine KI-gestützte Prozessautomatisierung implementiert, die die automatische Erfassung und Klassifizierung von Dokumenten aus verschiedenen Eingangskanälen ermöglicht.

Herausforderung

Die manuelle Erfassung von Kundenanfragen war zeitaufwendig, ressourcenintensiv und fehleranfällig. Besonders der hohe Anteil an händischem Schrifteingang führte zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten.

Unsere Lösung

Es wurde eine KI-gestützte Lösung zur vollständigen Automatisierung des Schrifteingangs implementiert. Sie erfasst, klassifiziert und überträgt die Daten direkt in das ERP-System des Kunden. Unleserliche oder unstrukturierte Eingaben werden herausgefiltert und zur manuellen Prüfung bereitgestellt.

Umsetzung der Lösung

Infrastrukturaufbau
Integration von LLMs
Automatische Datenverarbeitung
ERP-Integration

Infrastrukturaufbau:

Bereitstellung eines Servers mit allen erforderlichen Artefakten und Implementierung der Low-Code-Plattform n8n zur einfachen Wartung durch den Kunden in die bestehende Infrastruktur des Kunden.

Integration von LLMs:

Einbindung verschiedener KI-Modelle in die Prozess-Management-Plattform n8n, wie beispielsweise Dokumenten-Lese-Services, textgenerierende Services (ChatGPT) sowie spezialisierte LLMs zur Handschrifterkennung und -verarbeitung, um den Schrifteingang strukturiert zu erfassen und automatisiert weitere Kundeninformationen einzuholen.

Automatisierte Datenverarbeitung & ERP-Integration:

Klassifizierung der digitalen Dokumente, Extraktion relevanter Informationen und nahtlose Übertragung in das Workflow-Management-System mittels vordefinierter Mappings.

Herausforderungen & Highlights

Die Vielzahl an Dokumententypen mit unterschiedlichen Feldbezeichnungen erforderten eine detaillierte Analyse. Durch enge Zusammenarbeit mit dem Kunden konnten diese Hürden erfolgreich gemeistert werden.

Unser Highlight war die enge und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit dem Kunden. Durch das große Interesse und die proaktive Mitarbeit der Prozessverantwortlichen auf Kundenseite, wurde das Projekt nicht nur effizient umgesetzt, sondern auch als gemeinsames Team vorangetrieben. Gleichzeitig konnte das interne Wissen auf Kundenseite hands-on erweitert und nachhaltig gefestigt werden.

Takeaways

Durch die vollständige Automatisierung eines zuvor manuellen Prozesses konnte Energie Schwaben Zeit, Kosten und personelle Ressourcen einsparen. Dank der Automatisierung werden nun nahezu alle der eingehenden Anfragen noch am selben Tag verarbeitet. Die Reduzierung manueller Prozesse schafft zudem Raum für wertschöpfende Potenzialträgerprozesse.

98%

der Anfragen können pro Tag verarbeitet werden.

Flagbit hat uns erfolgreich dabei unterstützt, die Bearbeitung des Posteingangs im Kundenservice zu optimieren. Sogar handschriftliche Dokumente konnten mit hoher Genauigkeit klassifiziert und ausgelesen werden, wodurch wir unsere Effizienz in diesem Bereich erheblich steigern konnten.

Marco Quattrocchi
Digitalisierung & Prozessoptimierung, Energie Schwaben

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