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10 Gründe für ein eigenständiges PIM-System

Kunde vor Weinregal

Wir leben in einem Zeitalter der Digitalisierung. Das Internet der Dinge und die rasante Entwicklung von neuen Kommunikationstechnologien verändern die Informationsbeschaffung und –verarbeitung stetig. Durch die ständige Verfügbarkeit und die Möglichkeit einer schnellen Kommunikation über das Internet, sammeln sich immer mehr Daten an. Diese sind jedoch nur hilfreich, wenn sie in Informationen umgewandelt werden und dadurch einen Mehrwert liefern. Zugleich entwickeln Kunden ein wachsendes Informationsbedürfnis, auch und gerade in Bezug auf die Produkte.

Immer mehr Produktinformationen müssen daher im kompletten Produktzyklus, von der Produktion bis zum Verkauf, erfasst, verarbeitet und gepflegt werden. Am Point of Sale müssen diese Informationen dann in einem ansprechenden und übersichtlichen Format dem Kunden präsentiert werden. Diese Informationsflut zu bändigen, stellt sowohl Händler als auch Hersteller, aus dem B2C und dem B2B, vor große Herausforderungen.

Gerade für eine konsistente Pflege und eine performante Ausgabe an die diversen Vertriebskanäle werden immer wieder Lösungen gesucht. Eine Möglichkeit ist hier ein PIM-System. Hier werden die Daten medienneutral und zentral verarbeitet, so dass alle Produktinformationen stets mit einer hohen Qualität verfügbar sind.

Quelle: Akeneo PIM

Wir haben zehn Gründe für den Einsatz eines PIM-Systems zusammengestellt:

1. Hohe Datenqualität

Eine hohe Datenqualität ist die Grundlage für viele weitere Prozesse im Unternehmen und nicht zuletzt für die Zufriedenheit des Kunden und ist somit maßgebend für den Erfolg.

Ein PIM liefert zur Steigerung der Datenqualität etliche Möglichkeiten:

  • Da das PIM als sogenannter Single Point of Truth fungiert, gibt es keine redundanten oder widersprüchlichen Daten oder weitere Zustände in anderen Systemen. Zudem müssen die Daten nur an einem Ort gepflegt werden.

  • So kann auch ein guter Überblick über die vorhandenen Daten und deren Zustand geboten werden. Auf den ersten Blick wird erkannt, wo Daten fehlen oder evtl. sogar fehlerhaft sind.

  • Mit Hilfe standardisierter Freigabe- und Kontrollprozesse kann genau festgelegt werden, wann und von wem Informationen freigegeben werden dürfen. Die Qualität der Informationen kann also erhöht werden.

  • Eingabevorgaben sichern ab, dass nur korrekte Eingaben getätigt werden können. Für das Gewicht eines Produktes kann zum Beispiel bestimmt werden, dass lediglich Zahlen bei der Eingabe verwendet werden dürfen. Das System kann die Fehlerhäufigkeit durch diese Funktionen erheblich reduzieren.

2. Hohe Verfügbarkeit der Informationen

Das PIM-System ermöglicht es, den Anforderungen der Nutzer, zu jeder Zeit und überall auf Informationen zugreifen zu können, gerecht zu werden.

Durch eine zentrale Bereitstellung der Produktdaten, sind diese schnell und übersichtlich für alle Unternehmensbereiche verfügbar, und das idealerweise von überall über den Browser.

Innerhalb eines Unternehmens arbeitet häufig eine Vielzahl von Personen mit unterschiedlichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Damit alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrer Aufgabe, auf die gleiche Informationsquelle (das PIM-System) zurückgreifen können, wird ein Rechte- und Rollenmanagement verwendet. Dieses gewährleistet die Sicherheit des Systems aber auch die Übersichtlichkeit für den Nutzer. Nur Personen mit entsprechenden Berechtigungen haben die Befugnis, Informationen einzusehen oder zu bearbeiten. Die Zuständigkeitsbereiche können dadurch, trotz der Nutzung eines gemeinsamen Systems, klar voneinander abgegrenzt werden.

3. Effiziente Nutzung der Informationen

Durch eine hohe Datenqualität und Verfügbarkeit der Informationen wird eine effiziente Nutzung der Produktinformationen ermöglicht. Da sich viele Kunden heutzutage über mehrere Channels informieren, ist es besonders wichtig, dass die verschiedenen Kanäle unabhängig voneinander bespielt werden und dennoch aufeinander abgestimmt sind. Zum Beispiel können Kunden durch einen Katalog des Unternehmens auf ein Produkt aufmerksam werden und sich über dieses daraufhin im Online-Shop erkundigen. Zu unterschiedliche Beschreibungen oder Preisdifferenzen würden den Kunden bei seiner Kaufentscheidung verunsichern und schlussendlich negativ beeinflussen.

Durch das Bearbeiten der Produktinformationen an einer gemeinsamen Quelle, werden über alle Channels die gleichen, richtigen Informationen übermittelt. Die Verbreitung widersprüchlicher Informationen, über Offline- oder Online-Kanäle wird dadurch ausgeschlossen. Die Informationen können so ohne großen Mehraufwand über mehrere Vertriebskanäle distribuiert werden.

4. Verkürzung der Time to Market

Das PIM-System ermöglicht es Mitarbeitern aus verschiedenen Unternehmensbereichen zeitgleich an den Produktinformationen zu arbeiten und auf diese zugreifen zu können. Durch eine vereinfachte, strukturierte und nicht redundante Datenpflege, sowie die parallele Bearbeitung der Produktdaten kann die Time to Market (Produkteinführungszeit) erheblich verkürzt werden. Eine kürzere Produkteinführungszeit ermöglicht durch einen längeren Verkaufszeitraum höhere Umsätze und durch effizientere Pflege weniger Aufwände (Kosten).

5. Verbesserung der Customer Experience

Um sich von anderen Unternehmen differenzieren zu können, wird die Customer Experience immer wichtiger. So ist es für den Kunden wichtig, seine Produkte schnell zu finden. Das lässt sich z.B. durch Filter erreichen, die sich mit einem PIM sehr gut und konsistent umsetzen lassen. Auch Cross-Selling ist sinnvoll machbar und eine Vergleichbarkeit der Produkte lässt sich durch standardisierte Attribute und Attributwerte erreichen. Durch einheitliche Produktdaten lässt sich das Kundenerlebnis über alle Kanäle hinweg ohne Brüche durchhalten. So steht einer positiven Kaufentscheidung nichts mehr im Weg.

Quelle: PimCore – „What Is Product Experience Management (PxM) and Why Should It Matter to Your Business?“

6. Komplexe Sachverhalte abbilden

Oftmals steht man als Unternehmen vor der Herausforderung, tausende Produkte mit einer Vielzahl von Attributen zu organisieren und diese in unterschiedlichen Channels und Sprachen zu veröffentlichen.

Mit Hilfe eines PIM-Systems können Kategorien, Varianten, Attribute und Referenzierungen einfach erzeugt werden und dabei helfen, komplexe Datenstrukturen einfach abzubilden. So lassen sich Zusammenhänge, wie Kollektionen, oder zeitliche Abhängigkeiten, z.B. bei saisonaler Ware, einfach darstellen. Dadurch bietet sich die Möglichkeit, dem Kunden mehr Kontext zum Produkt zu geben. Sei es durch Vorgänger- oder Nachfolgerartikel oder durch weitere Produkte der Kollektion – die Möglichkeiten sind individuell umsetzbar. Diese Ordnungsmöglichkeiten helfen dem Kunden, helfen aber auch den Mitarbeitern, einen besseren Überblick zu behalten. Der Online-Shop kann dadurch, auch bei einem breiten Sortiment und einer großen Produktanzahl, übersichtlich gestaltet werden.

7. Internationalisierung ermöglichen

Wachstum kann durch verschiedene Maßnahmen erzielt werden. Die Internationalisierung eines Unternehmens wird im Zuge der Globalisierung dabei immer wichtiger. Um auch in anderen Ländern erfolgreich präsent zu sein, ist die Übersetzung der Informationen von hoher Bedeutung. Übersetzungen bedeuten jedoch, gerade bei Produktinformationen, häufig einen hohen Aufwand. Es gilt den Überblick zu behalten, was wann übersetzt sein muss; Übersetzer oder Übersetzungsstudios müssen saubere Aufträge erhalten und um Kosten zu sparen, gilt es möglichst einheitliche Produktinformationen bereitzuhalten.

Das PIM-System erlaubt dank übersichtlicher Sprachebenen einen hervorragenden Überblick. Bei Attributen kann entschieden werden, ob sie übersetzt werden sollen, oder eben nicht (z.B. Zahlenfelder). Zudem lassen sich bei Attributen voreingestellte Werte festlegen, die dann nur einmalig eine Übersetzung benötigen. Durch Konnektoren oder Exporte lassen sich dann, teils vollautomatisch, Aufträge erstellen, die von Übersetzern oder Studios abgearbeitet werden können.

Dadurch können neue Produkte und Informationen zeitnah in alle gewünschten Länder distribuiert werden. Übersetzungskosten können eingespart und eine gute Produktpräsentation in allen Ländern gewährleistet werden.

8. Senkung der Retouren

Im Online-Handel kann die Unsicherheit der Kunden beim Kauf eines Produktes oft groß sein. Das Produkt kann zuvor nicht physisch betrachtet werden, weswegen der Kunde auf die zur Verfügung stehenden Informationen eines Produktes angewiesen ist. Qualitativ hochwertige und aktuelle Produktinformationen verringern das Risikogefühl des Kunden und können ihm bei seiner Kaufentscheidung helfen. Besonders wichtig sind dabei konsistente Daten, die sich nicht widersprechen. Die detaillierten und zuverlässigen Produktinformationen verhindern so die Unzufriedenheit der Kunden und erhöhen die Product Experience. Die Nutzung eines PIM-Systems führt infolgedessen zu einer geringeren Rücklaufquote der Produkte.

9. Bessere Performance von ERP- oder Shopsystemen

Oft werden Produktdaten in der ERP oder im Shopbackend gepflegt. Was bei einem kleinen Shop noch problemlos möglich ist, führt später zu zwei großen Problemen: Zum einen werden nicht alle speziellen Anforderungen für das Produktdatenmanagement abgedeckt. Zum anderen kann die Masse an Produktdaten und -attributen zu einer Auslastung des Systems führen. Das kann sich in einer geringeren Performance von ERP oder Shop zeigen. Durch die Auslagerung der marketingrelevanten Produktinformationen in ein PIM wird so das andere System massiv entlastet und kann so wieder mehr bei seiner eigentlichen Aufgabe leisten.

10. Best of breed

Bei einer E-Commerce Systemlandschaft gibt es prinzipiell zwei Ansätze: All-in-one, also man versucht alles in einem System abzubilden. Das mag zu Beginn als eine sinnvolle Möglichkeit erscheinen, doch mit steigenden Anforderungen rücken spezialisierte Systeme und Tools in den Fokus. Bei dem Best-of-breed-Ansatz gibt es für die einzelnen Aufgaben spezielle Systeme, die genau für diesen Aufgabenzweck entwickelt wurden. So lassen sich Abhängigkeiten auflösen und die einzelnen Systeme unabhängig voneinander optimieren. Auch ein Umstieg auf ein neues System ist somit mit geringeren Aufwänden und Risiken verbunden. Ein PIM ist bei einer Best-of-breed Lösung fast immer ein extrem wichtiger Bestandteil.

Quelle: Akeneo Webinar mit Flagbit – „Produktdaten-Management: warum ein spezialisiertes PIM statt All-in-One-Lösung?“

Fazit

Die Anforderungen an Produktinformationen werden aufgrund der Digitalisierung immer höher. Um den Kunden einen Mehrwert bieten zu können, ist daher das Management von Produktinformationen essenziell. Ein PIM-System schafft dabei die Grundlage für eine Vielzahl von individuellen Funktionen und eine hohe Informationsqualität.

Mit dem richtigen Einsatz eines PIMs wird die Effizienz in der Datenpflege massiv gesteigert. Das bedeutet, weniger Aufwände bei Initialpflege, Fehlerkorrekturen und in der Zusammenarbeit mit anderen Teams. Das Ergebnis sind Produktinformationen mit wenigen bis keinen Fehlern, hoher Konsistenz und guter Qualität. Das führt zu zahlreichen Möglichkeiten in der Weitergabe an den Kunden, egal in welchem Kanal. Richtig eingesetzt bekräftigen die Produktinformationen den Kunden bei seinem Kauf und führen zu einem Einkaufserlebnis, das der Kunde gerne wiederholt.

Wenn Sie nun Interesse an einem PIM haben, wenden Sie sich gerne an uns!

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