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Produktdaten im Homeoffice managen

Produkdaten im Homeoffice managen

Jedes Unternehmen, das seine Produkte in digitalen Kanälen nutzen will, steht vor der Herausforderung, diese Daten in einer strukturierten und digital gut lesbaren Form vorzuhalten. Dabei ist es egal, ob die Daten im Online-Shop, in Datenfeeds zu den Herstellern, in Produktdatenbanken Dritter, in Marktplätzen oder als Service für Weiterverkäufer und Endverbraucher Verwendung finden.  

Die Arbeit mit und an Produktdaten ist elementar für eine Vielzahl von Mitarbeitern, sei es in Beratung, Verkauf, bei der Angebotserstellung oder aber in Redaktionen oder im Marketing. Überall kommen Produktdaten vor und der Lese- und Schreibzugriff auf die Daten muss gewährleistet sein, wenn die Mitarbeiter ihre Arbeit effizient bewerkstelligen sollen.  

Diese Herausforderung ist – zumindest implizit – bekannt und irgendeine Art von Lösung ist in den Unternehmen vorhanden. Meist finden sich Excel-Listen oder Datenblätter, strukturiert in Verzeichnisbäumen. Diese werden in der Regel den Mitarbeitern über Verzeichnisfreigaben oder Netzwerklaufwerken zur Verfügung gestellt.  

Wer schon etwas besser aufgestellt ist, organisiert die Daten in einer Warenwirtschaft oder sogar einem PIM-System, meist eine Desktop-Applikation, die im Unternehmensnetzwerk funktioniert und auf eine gemeinsame Datenbank zugreift.  

Remote-Zugriff oft problematisch 

Problematisch wurde es nun für viele Unternehmen, als im Rahmen der Maßnahmen zur Eindämmung der Corona-Epidemie die Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt wurden. Denn nur weil im Homeoffice noch die Arbeitskraft zur Verfügung steht, bedeutet das nicht notwendigerweise, dass der Mitarbeiter auch effizient im Homeoffice arbeiten kann.  

Unternehmen mit einer guten IT-Infrastruktur bieten in der Regel eine Möglichkeit, sich über ein VPN in das Unternehmensnetzwerk einzuwählen. Ein solches „virtuelles privates Netzwerk“ bietet dem Mitarbeiter die Möglichkeit, sich mit dem Unternehmensnetzwerk so zu verbinden, als wäre er in der Firma vor Ort.  

Aus Sicherheitsgründen bringen diese VPN-Netzwerke aber häufig auch Einschränkungen mit sich, beispielsweise beim Zugriff auf andere Internet-Services, aber auch z.B. der Zugriff auf lokale Drucker oder ähnliches kann eingeschränkt sein. Zudem erleben die Nutzer solcher Lösungen oft, dass die Zugriffe auf die Netzlaufwerke sowie die Verwendung von Desktop-Applikationen auf das PIM oder das ERP-System deutlich langsamer sind, als wenn sie sich tatsächlich im Büro befinden.  

Weblösungen bieten Flexibilität 

Besser aufgestellt sind dort Unternehmen, die auf Weblösungen setzten. Ein Beispiel ist hier das PIM von Akeneo, welches auf einem Server installiert in jedem Browser funktioniert. Technisch macht es dabei keinen Unterschied, ob der Mitarbeiter sich aus dem Unternehmensnetzwerk oder von zu Hause auf den Server verbindet. Eine ausreichende Internet-Verbindung vorausgesetzt, erlebt er in beiden Fällen die gleiche Geschwindigkeit und denselben Benutzerkomfort. 

Akeneo Produktpflege
Akeneo PIM

Frühere Einschränkungen bei interaktiven Elementen oder Komfortfunktionen, wie das Nichtfunktionieren von Drag’n Drop, gibt es bei modernen Webanwendungen schon lange nicht mehr. 

Auch beim Verteilen der Produktdaten zu Portalen, Online-Shops und anderen Kanälen kann von der Nutzung einer Weblösung profitiert werden. Der oft nervenaufreibende Prozess mit der EDV, entsprechende Dateiaustausche über FTP oder andere Protokolle zu realisieren entfällt, denn hier kann auf moderne Schnittstellen, wie REST-API, zurückgegriffen werden. Dies erleichtert die Bereitstellung der Produktdaten an Dritt-Systeme enorm.  

Zudem können nun auch externe Dienstleister und Mitarbeiter optimal eingebunden werden. Seien es Vertreter, die zuvor aus Sicherheitsgründen keinen Firmenzugang hatten, Lieferanten, Übersetzungsstudio, Textagenturen, oder Freelancer. 

Weblösungen sind sicherer 

Häufiger Einwand gegen die Verwendung einer Weblösung ist die Sicherheit. Oft hat die EDV-Abteilung anfängliche Bedenken, sensible Daten wie Produktdaten im Internet zu halten.  

Oft sind diese Sorgen aber unbegründet. Viele Weblösungen bieten seitens der Hersteller Cloud-Hostings an. So hat man bei Akeneo die Möglichkeit, die Software nicht nur als On-Premises-Lösung auf seinem eigenen Server zu installieren, sondern kann das Software-Produkt auch als SaaS-Lösung nutzen. Dies bietet gleich eine ganze Reihe von Vorteilen im Bereich Sicherheit und Wartungseffizienz.  

Bei VPN und lokalen Applikationen oder Freigaben muss eine Vielzahl von Anwendungen maintained und überwacht werden. Neben dem VPN selbst und der eigentlichen Software, die die Produktdaten liefert (Netzwerk-Freigabe, ERP oder PIM-Anwendung), müssen von der IT-Abteilung auch noch die involvierten Server gewartet werden. Damit hört es aber nicht auf, auch eine Backup-Strategie muss gefunden werden und auch die Wartung der dabei involvierten Hardware muss gesichert sein. 

Eine kleine IT-Abteilung aus zwei oder drei Mitarbeitern, wie es sie häufig in mittelständischen Betrieben gibt, ist in der Regel nicht in der Lage, die Systeme auf einem so hohen Standard zu warten, wie der Hersteller auf seiner Plattform oder eine auf wenige Technologien spezialisierte Agentur. Die Vorteile einer Webapplikation auf einer SaaS- oder PaaS-Lösung sind also in der Regel:  

  • Höherer Sicherheitsstandard 
  • Weniger Downtimes / sehr hohe Verfügbarkeit 
  • Immer aktuelle Softwareversionen / Securitypatches 
  • Weniger Ressourcenverbrauch in der eigenen EDV 
  • Eingesparte Maintainance- und Wartungskosten 

Fazit 

Ohne Homeoffice wird in Zukunft kaum ein Unternehmen auskommen. Auch verteiltes Arbeiten, sei es örtlich oder durch Outsourcing, wird mit Sicherheit zunehmen. Um dabei weiterhin effizient und sicher Produktdaten pflegen und benutzen zu können, gilt es einen angenehmen Remote-Zugang zu gewährleisten. Dabei bietet es sich an, auf ein PIM als Weblösung zu setzen. 

Auch das Verteilen und die Verwendung der Produktdaten über unterschiedliche Kanäle profitiert von einer modernen Weblösung im Browser. Verbunden auf einer modernen Cloud-Infrastruktur als Software-as-a-Service (SaaS) oder Plattform-as-a-Service (PaaS) ergeben sich bei Wartung und Betrieb Vorteile bei der Sicherheit verbunden mit niedrigeren Betriebskosten.  

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