Auftragserfassung aus allen Kanälen
Ob E-Mail, PDF-Bestellung oder Portalexport: Wir erfassen eingehende Aufträge automatisch und lesen die relevanten Positionen und Kopfdaten aus.
(KI-)Prozessautomatisierung
Auftragsbestätigungen automatisieren
Bestellungen kommen per E-Mail, PDF oder Portal — und werden bei Ihnen von Hand ins System getippt. Wir automatisieren die Erfassung und die Bestätigung.
Auftragseingang ist in vielen Unternehmen ein manueller Nadelöhr-Prozess: Bestellungen treffen in unterschiedlichsten Formaten ein — als E-Mail, PDF-Anhang oder über ein Portal — und werden von Mitarbeitenden gelesen, geprüft und Position für Position ins ERP übertragen. Das dauert, verzögert die Bestätigung und birgt Übertragungsfehler.
Wir automatisieren diesen Ablauf durchgängig. Eingehende Aufträge werden automatisch erfasst, die relevanten Daten ausgelesen und gegen Ihre Stammdaten abgeglichen. Passt alles, wird die Auftragsbestätigung erzeugt und versendet; bei Abweichungen wird der Fall gezielt zur Prüfung vorgelegt. So verkürzen Sie Reaktionszeiten und entlasten Ihre Auftragserfassung spürbar.
Das leisten wir
Abgleich mit Stammdaten
Artikelnummern, Preise, Konditionen und Kundendaten werden gegen ERP und Stammdaten geprüft, um Fehlbestellungen frühzeitig zu erkennen.
Automatische Bestätigung
Bei vollständigen, plausiblen Aufträgen wird die Auftragsbestätigung automatisch erzeugt und an den Kunden versendet.
Klärfall-Steuerung
Bei Unstimmigkeiten — unbekannte Artikel, abweichende Preise, fehlende Angaben — wird der Auftrag strukturiert zur manuellen Prüfung vorgelegt.
ERP-Integration
Bestätigte Aufträge fließen automatisiert in Ihr ERP oder Warenwirtschaftssystem, ohne dass jemand sie abtippen muss.
So gehen wir vor
- 01
Ist-Aufnahme
Wir analysieren Ihre Auftragskanäle, Belegformate und den heutigen Bestätigungsprozess.
- 02
Konzept
Wir definieren Auslese-Logik, Abgleichregeln und die Kriterien für automatische Bestätigung versus Klärfall.
- 03
Umsetzung & Test
Die Automatisierung wird gebaut und an echten Aufträgen inklusive Sonderfällen erprobt.
- 04
Go-live & Betrieb
Der Prozess geht produktiv — auf Wunsch mit Monitoring und laufender Anpassung.
Ihr Nutzen
- Deutlich schnellere Auftragsbestätigung für Ihre Kunden
- Auftragserfassung wird von Tipparbeit entlastet
- Weniger Übertragungsfehler zwischen Bestellung und ERP
- Klare Trennung von automatisierbaren Aufträgen und Klärfällen
- Einheitlicher Prozess über alle Eingangskanäle hinweg
Häufige Fragen
Wir erhalten Bestellungen in sehr unterschiedlichen Formaten — geht das trotzdem?
Ja. Wir kombinieren strukturiertes Auslesen mit KI-gestützter Extraktion, sodass auch uneinheitliche PDFs und formlose E-Mail-Bestellungen verarbeitet werden. Bei unklaren Fällen greift die Klärfall-Steuerung.
Was passiert, wenn ein Auftrag nicht eindeutig ist?
Solche Aufträge werden nicht automatisch bestätigt, sondern strukturiert zur Prüfung vorgelegt — mit Hinweis auf die konkrete Abweichung. So bleibt die Kontrolle bei Ihnen, ohne den gesamten Prozess auszubremsen.
Lässt sich das an unser ERP anbinden?
Ja. Wir übergeben bestätigte Aufträge automatisiert an Ihr ERP- oder Warenwirtschaftssystem — über vorhandene Schnittstellen oder eine individuelle API-Anbindung.
Behalten wir die Kontrolle über den Versand der Bestätigungen?
Sie legen die Regeln fest: von vollautomatischem Versand plausibler Aufträge bis zu einer Freigabe vor dem Versand. Der Grad der Automatisierung richtet sich nach Ihrem Sicherheitsbedürfnis.
Weitere Leistungen aus diesem Bereich
Wie lange dauert bei Ihnen eine Auftragsbestätigung?
Zeigen Sie uns ein paar typische Bestellungen — wir skizzieren, wie sich Erfassung und Bestätigung automatisieren lassen.
Sprechen wir über
Ihren Use-Case.
Unser Team aus Digitalexpert:innen steht Ihnen gerne bei allen Fragen und Anliegen zur Verfügung.